Skriv Smartere Sammen

© Roald Kvam 2021 

Å forstå hverandres atferdsstil gir oss fordelen i å nå våre mål smartere. I dagens verden får vi ikke alltid muligheten til å samhandle ansikt til ansikt. Derfor er det viktig å kunne hente ledetråder til å forstå den du samhandler med på andre måter – og gi deg selv muligheten til å kommunisere mer effektivt i en stil som fungerer for den andre personen.

Som mennesker sender vi stadig signaler som gir klare indikatorer på våres foretrukne atferd eller den arbeids- og læringsstilen vi trives best med. Muntlige ledetråder er jo åpenbare, men vi sporer tegnene også gjennom ikke-verbalt kroppsspråk og skrivestilen vi helst bruker. Å være klar over hva disse signalene betyr – og kunne forholde deg til dem – vil hjelpe deg med å kommunisere mer effektivt med forskjellige mennesker. Det gjør dere ikke mer enige, men det tar bort unødvendig støy og slikt som stjeler fokus fra det faktiske stykke arbeid dere må løse sammen.

La oss si at du hadde muligheten til å vite hvordan en person ønsker å arbeide og løse nye oppgaver før du møtte vedkommende. Du ville forstå egenskapene og arbeidsstilen deres, og kunne virkelig kommunisere med dem på deres eget “språk”. Å forstå atferdsstiler gir deg den fordelen og lar deg skape en umiddelbar positiv innvirkning med personen du kommuniserer med. Og hør: Du kan plukke opp ledetråder om atferdsstiler i en e-post like enkelt som du kan ved å snakke med noen ansikt til ansikt.

To identifikatorer

Når vi snakker om atferdsstiler snakker vi om to hovedkomponenter: hastighet/tempo og om fokuset er på mennesker eller oppgaver.

Når det gjelder tempo, er noen mennesker forsiktige og grundige; dekker alle ansvarsområdene sine, lager liste og sjekker den to ganger. Andre liker å oppnå så mange ting som mulig og gjør det i rekordfart fordi tiden alltid virker knapp for dem. Vi kan rimelig enkelt identifisere denne hastighetskomponenten i en e -post: Den framstår forhastet, ufullstendig eller er preget av feil…

Når det gjelder mennesker/oppgaver, føles det som om e-posten er upersonlig og bare handler om fakta? Eller er  e-posten (unødvendig) lang og samtale-aktig i stilen? Eller inneholder e-posten mange tall, og informasjon som like gjerne hører hjemme i et eget vedlegg for spesielt interesserte, som bygger opp omkring den andres standpunkter? Spør deg selv om e-posten føles som en samtale eller et direktiv? Har du en samtale eller får du en oppgave?

Dette er to enkle og klare identifikasjonsmarkører for en persons foretrukne atferdsstil.

Fire hovedkomponenter

Nå som du har klare identifikatorer, hvordan vet du hva de betyr? DISC verktøyet deler atferd opp i fire hovedkomponenter: D står for dominans, eller driv, I representerer innflytelse, S er for stabilitet eller støtte, og C snakker om dem som søker kvalitet eller klarhet.

Når vi vet at atferd kan hjelpe oss med å forutsi hvordan en person vil opptre i en bestemt situasjon, vil det å forstå litt mer om hver av de fire DISC hovedprofilene hjelpe oss med å identifisere mer nøyaktig hvilken atferdstype som er i den andre enden av e-posten.

Dominans/Driv

Denne direkte og “to the point” kommunikatoren, som godt mulig skriver i kulepunkter, kan ha en dikterende (diktatorisk) tone og bruker sannsynligvis ikke mye tekst på å støtte opp under sine ønsker og påstander med fakta. E-posten kan gi inntrykk av å være hastig skrevet, lite personlig og er ikke videre detalj-rik. Det vil være lite spor av ønsker om å være i en samtale. Denne kommunikatoren blander vanligvis flere oppgaver samtidig, sannsynligvis alt i et raskt tempo, og det kan nok ha større betydning for vedkommende å fullføre e-posten enn å jobbe særlig grundig med innholdet. Denne e-posten mangler vanligvis varme og setninger med undertoner eller antydninger av noe slag. Istedet holder den seg til poenget ved meldingen og inneholder ikke så mye annet. Personen bak en slik stil har gjerne en fast formulert ansvarsfraskrivelse under e -postsignaturen som beklager potensielle fakta- og skrivefeil. Eller at e-posten i farta er sendt til feil person…

Innflytelse

Denne e-postforfatteren elsker å snakke, og det spiller ingen rolle om det er personlig, på telefon, via e-post eller til og med via tekst. Faktum er at de elsker mennesker og liker samtaler; spesielt hvis de kan prege den. Den innflytelsesrike DISC-profilen er en historieforteller, og han/hun kan lett gå seg vill i tastaturet og miste oversikten over hva de begynte å snakke om da e-posten deres begynte… E-posten vil sannsynligvis være lang, selv om den ikke er full av fakta. Tonen vil vanligvis være varm og vennlig. Og formuleringene er gjerne samtale-aktige. Sjansen er stor for at det vil bli skrevet i et raskt tempo, ikke for å bli ferdig fort som D-skribenten, men på samme måte som det ville ha vært hvis de stod foran deg ansikt til ansikt.

Stabilitet

Denne personen følger med strømmen. Det høres ikke nødvendigvis bra ut, men det betyr at de senser raskt hvor strømdraga går og hva som er den egentlige stemningen i ei gruppe. De er menneskeorienterte og vennlige, og hovedmålet deres i livet er ikke å skape dårlig stemning. E-posten deres vil trolig være samtale-aktig, men sjelden konfronterende. De vil ikke fornærme eller forårsake kontrovers, så hvis innholdet i e-posten berører noe som kan tolkes som potensielt provoserende, vil de sannsynligvis legge til en “demper” før og etter for å sikre at e-postens tone er myk og vennlig tross alt. Tempoet vil være relativt jevnt, og det nok lagt ned en god innsats for å sikre at det ikke vil være skrivefeil i e-posten.

Kvalitet/Klarhet

Disse analytikerne liker å tenke gjennom ting og så tenke på dem en gang til før de sender e-posten. De presenterer sin sak i fakta og tall. Og elsker statistikk og bevis. De er ikke imot endring, men vil være sikre på at de har bevist at endring faktisk er berettiget og tar en til noe bedre. De bruker mest sannsynlig stavekontroll, selv om de sannsynligvis ikke trenger å gjøre det på grunn av sitt eget blikk for detaljer. E-postene deres kan mangle personlighet, men de vil være fulle av informasjon, (kanskje) mer enn det som ofte trengs. Når det ikke er mye følelser i e-postene til den kvalitetssøkende DISC-profilen, så kommer det av at de ønsker ikke å få “brev-venner”, men de ønsker å fullføre en oppgave. Og gjøre dette så nøyaktig som mulig.

Hver av oss har forskjellige nivåer av de fire atferdsstiler som er nevnt ovenfor. Ingen av oss er bare svart og hvitt. Med DISC-brillene på er det relativt enkelt å finne ut en persons foretrukne atferdsstil selv om du aldri har møtt vedkommende eller snakket med personen. Vi gir hverandre alle ledetrådene vi trenger innenfor rammen av e-postene våres til at vi kan skrive smartere sammen.

— //—

Kilde og inspirasjon: https://blog.ttisi.com/identifying-a-persons-behavioral-style-through-email  

Publisert av dreieskivaroaldkvam

Coaching, Advisory & Strategic Thinking

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut /  Endre )

Google-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google konto. Logg ut /  Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut /  Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut /  Endre )

Kobler til %s

%d bloggere liker dette: