Rapporten og Rytmen

Rapporten

Å rapportere er ​å gi opplysninger og observasjoner videre til andre​. En rapport kan være muntlig og/eller skriftlig.

Selskaper har vanligvis regelmessige møter hvor informasjon blir brakt videre mellom kollegaene. Til dette brukes også verktøy, eksempelvis CRM-system, G-suite og Slack o.l.. Enhver rapport bør være:

1. Kortfattet
2. Objektiv
3. Respektfull

Det vil være ulike ​forventninger​ til hva man skal rapportere i de ulike møtene, og det er viktig at selskapet sikrer en felles forståelse av disse forventningene. Eksempelvis hvilke parametere man rapporterer på, fra salg og kundeoppfølging eller økonomi, som underlag for prognoser og tiltak.

En annen viktig målsetting må være å sikre at man i selskapet gir hverandre god hjelp med ethvert innspill og tilbakemelding; ​at man trygger hverandre på dette at man jobber mot felles mål og er løsningsorienterte – også når man må gi hverandre røffe rapporter.​

For at man i et selskap skal kunne yte hverandre en slik ​god service​, må “sender” skaffe seg nok lys – opplysning – som gir oversikt over hva “mottaker”, altså teamet eller kollegaen, kan trenge hjelp til. Gjensidig opplysning og felles oversikt danner grunnlaget for å treffe riktige tiltak.

Her gir ​5 spørsmål​ “lys-hjelp”:

1. Datainnsamling; hva er situasjonen?
2. Kartlegg behov, ressurser og alternativer; ​hvilke muligheter har vi?
3. Sette opp mål; ​hvilke prioriteringer gjør vi?
4. Planlegge og gjennomføre tiltak; ​hvem gjør hva? Og når tid?
5. Evaluering; ​hvordan gikk det? Og hva lærte vi?

Rytmen

En hovedutfordring for selskaper, enten de er startups eller i skalering, er å lene seg til den strukturen man har satt sammen. Den gir nemlig ​et stillas å stå i​, mens man bygger selskapet.

Ofte trenger man ikke nye rytmer (strukturer). Men, man trenger å komme i den rytmen man satte med organisasjonsstrukturen og årshjulet. Bare da blir rytmen en del av kulturen og bidrar til bedre kommunikasjon og sunnhet i økosystemet for skalering av selskapet.

Videre følger ​eksempel​ på en rytme for rapportering:

“Standup”

Team for team​.​ ​Etter behov, gjerne daglig eller 3 pr uke (man, ons, fred). Max 15 min – derav navnet «Standup» for tanken er at man kan stå gjennom økten! Man fokuserer i hovedsak på to budskaper: ​Hva skal jeg arbeid med? ​og ​Hvem trenger jeg hjelp fra?

I slutten av uka legger noen til et 3dje budskap: ​Hva har jeg lært som andre kan lære av? ​Dette for å bevisstgjøre på læring gjennom uka – og skape delingskultur for dette.

Stabsmøte og/eller Info-mail

Ledelse og samla stab​. Hver mandag eller første mandag i måneden, 1⁄2 time. ​Kort muntlig rapport fra ledelse til samla stab​ med fokus på status på kjerneområder, eller større prosesser i selskapet som har betydning for alle.

Et supplement, eller alternativet, er en ​ukentlig info-mail fra ledelsen​. Fordelen med skriftlig er at man når alle med det samme, samtidig, uavhengig av om de er til stede under Stabsmøte.

Kvartalsmøte

Ledelse og Team-ledere​. Kvartalsvise møter på 2 timer inkl rapport. Tillitsvalgte​ er med på Kvartalsmøte, evt de deler av agendaen der det er naturlig.

Ledermøte

Hver annen uke, 2 timer.

Det anbefales at møteplan for alle typer treffpunkt legges 1 gang pr år, og at vi så er lojal mot denne, gjerne via skype o.l. For lener man seg til den strukturen man har satt sammen, da gir den ​et stillas å stå i​, mens man bygger selskapet. Poenget er enkelt: Bruk tiden på å bygge selskapet, ikke på å rigge opp og ned og opp igjen stilaset…

Mer om Ledelse. Enjoy!