Forstår du det du skriver?

© Roald Kvam 2022

Vi skriver sjelden slik vi snakker når vi skriver i jobbsammenhenger. Heldigvis, tenker jeg. Men om vi tar to steg tilbake fra vår egen tekst så kan det hende at vi lurer på om det virkelig var vi som skrev dette? Skrivestilen står ikke i stil til den vi er. Vi føler oss fremmedgjort eller forstår ikke helt hva vi selv nettopp skrev.

Mulig du kjenner deg igjen i dette: Tendensen til å bruke ord og uttrykk som virker “stive” når du henvender deg skriftlig til noen i jobbsammenhenger – enten det gjelder e-post, rapporter eller presentasjoner av ulikt slag. Særlig hvis mottakeren har en tittel som går over ditt eget hode – eller budskapet betyr mye for deg og du virkelig trenger at det skal bli tatt imot. 

Saken er at slike ord skaper unødvendig avstand mellom deg og mottakeren. Er du som meg så trenger vi begge en språkvask… Vi vinner mer om vi kvitter oss med disse «stive» orda og uttrykkene. Da kan vi få et språk som både er lett å lese og lett å kjenne seg selv igjen i. For min del har jeg et mål om at man skal finne meg “hjemme” i mine ord og setninger. Mine ord skal være bosatt av meg, på en måte. Gir det mening? 

Hva kan vi vaske vekk av unødvendige ord og uttrykk? Det vil sikkert være litt ulikt fra person til person, men noen forslag kan være:

• Innskutte ledd
• Lange setninger
• Upersonlig; “man”, “en”
• Gammeldagse ord og uttrykk
• Enkel bestemmelse; “denne bok”, “dette dokument”
• Partisipp; “foreliggende”, “beliggende”, “hjemmehørende”, “gjeldende”

Noen ganger hjelper det oss i vasken om vi tenker på hvem som skal lese det vi skriver. Andre ganger hjelper det oss slett ikke. Heller tvert om! Vi tenker på mottakeren og skriver bare stivere og stivere fordi vi tør liksom ikke å “bare” være oss selv. Når vi merker at vi skriver oss bort fra oss selv så bør vi knekke pennen. Tvert! Start på nytt. Få fram det meningsbærende innholdet tidlig i teksten din og tillat aldri språket å stå i veien for kjernen i det du vil formidle.

Hvordan kan vi unngå unødvendige ord og uttrykk? Det vil også være litt ulikt fra person til person, men noen forslag kan være:

• Skriv som om du er i live i dag! Unngå ord og uttrykk som legger “gammelt støv” over teksten din allerede før du har sendt den fra deg.
• Sats på korte, meningsbærende setninger
• Verb er bra, adverb og adjektiv kan du bli syk av… For de hakker opp leserytmen og forlenger tiden det tar før kjernebudskapet når fram til mottakeren.
• Bestemt form; “denne dagen”, ikke “denne dag”.
• Forklar faguttrykk kort og klart første gangen du bruker dem. 
• Dropp pynten; i stedet for “det forestående kurset” kan du skrive “dette kurset”.

Noen tenker at et “proft” språk er et komplisert språk. De tar feil. Rema 1000 har rett: Det enkle er ofte det beste! Kanhende kan det være smart å speile teksten din mot denne listen, før du sender den fra deg:

1. Hvem skriver du til?
2. Hvorfor skriver du?
3. Skriver du? – Vær personlig
4. Skriv kort
5. Skriv klart – Fokuser på  en ting om gangen
6. Skriv forklarlig – Ikke regn med at  mottakeren vet alt du vet
7. Skriv den viktigste informasjonen først
8. Skriv under overskrifter og mellomtitler som forteller hva det dreier seg om
9. Skriv rett fram (uten totalt og fullstendig unødvendige innskutte ledd) om du kan
10. Skriv ikke ordet for ordets skyld – Unødvendige tilleggsord er unødvendige

For at kommunikasjon skal være god er det viktig at mottakeren forstår det du prøver å formidle. Om du selv forstår det du skriver så er det håp om at også andre kan forstå det...