© Roald Kvam 2021

En prosess kan oppleves som en seilas i ukjent farvann. Vi skal bruke metaforen for å øke forståelsen av hva en prosess fordrer og utfordrer.

Kilde og inspirasjon til denne seilasen er hentet fra Innovative Anskaffelser (Norge) sin verktøykasse.

Reisen starter alltid før reisen starter

Vi er i havnen. Vi planlegger reisen. Allerede her, før reisen starter, skal vi feste vårt første læringspunkt like i ankerfestet som vi har i dag: Hva er utgangspunktet for reisen vi vil gjøre?

Skal du et sted, må du begynne der du står. Hva er hensikten med prosessen dere vil ta ut på? Hva trigget tanken? Hvordan oppsto ideen: Vi gjør en prosess!? Skal vi lære noe? Løse noe?

Det kan være klokt å formulere utfordringen eller problemet som et spørsmål. Da innstiller vi oss på det åpne og ukjente. Det er der vi skal være under reisen så vi kan like gjerne øve oss på tanken mens vi ennå er i havnen av det vi vet. 

Og husk at vi vet noe! Glem ikke å sjekke hvordan dere håndterer utfordringen eller løser oppgaven i dag, der dere står nå. For det ville jo være fryktelig dumt å ta ut i ukjent farvann om vi kan løse utfordringen som trigger oss til handling, her vår eiga havn!

Gå ombord i riktig skute

Drøft hvilken type skute – metodikk – prosessen deres trenger. Det er bare dumt å brenne krefter på å manøvrere ei svær skute om du skal ut å sette krabbeteiner… 

Dersom dere er usikre på hvilken skute dere bør gå ombord i, bør dere bli bedre kjent med problemet dere tenker å finne løsning til under seilasen. 

Sett målet for reisen og vær målrettet

Å være målrettet beskrives slik på engelsk: “The quality of being dedicated or committed to a task or purpose”.

Når du vil seile ut i ukjent farvann er det uhyre viktig å ha klart for seg både: Hvor dere skal? Og: Hvorfor dere skal ut på denne reisen? Bruk bra tid til å beskrive målet – så klart dere ser det for dere nå – og hva dere ønsker å oppnå: Hvordan er “paradisøya” når dere har kommet fram til målet? 

Når dere så dupper like utenfor egen skjærgård og det store ukjente ligger foran dere, så kan det noen ganger være smart på ny å se på hvilket mål dere formulerte inne i havna før reisens begynnelse. Her ute, hvor vi seiler på ordentlig, kan vi av og til se klarere slikt som bør justeres eller gjøres mer tydelig med tanke på målet med reisen…

Fyrtårn  

Din virksomhet har både overordnede og operative planer og strategier som nå skal få stå som fyrtårn på reisen. Dere skal slett ikke forlate slike under prosesser, men tvert imot navigere etter dem! 

Skaff dere oversikt over relevante dokumenter og hvilke mål, rammer eller retningslinjer som spesifikt gjelder for denne reisen, dette prosjektet. 

Samle setninger fra slike som gir direkte føringer for løsningen dere skal finne under seilasen. Det blir for dumt å komme hjem med fisk om virksomheten venter fugl…

Still inn roret

Gjelder teknologiske, økonomiske og juridiske rammebetingelser for løsningen som skal skapes? 

Dette kan være eksisterende løsninger dere bruker i dag som må være kompatible med det som skal skapes under seilasen? Eller vedtatte økonomiske rammer og budsjetter, og tilgjengelige ressurser og kapasitet til implementering av nyvinningen? Og hva vet dere om hvorvidt juridiske lover og regler begrenser eller åpner opp for muligheter i løsningen?

Tenk nøye gjennom hvorvidt og hvordan kjente rammebetingelser vil påvirke retningen deres? Still inn roret deretter! For gode innovasjoner kjører seg like brutalt fast i en paragraf som skuter gjør på skjær i sjøen.

Velg 1 reiserute, men ta med flere

Det kan være flere «reiseruter» til målet. Det er hovedregelen vi for ofte glemmer allerede i havna, og ikke tar ut tilstrekkelig horisont for under reisen: Det er vanligvis flere måter å løse en utfordring på, enten det gjelder ulike innganger til det eller fokusområder som hver for seg kan bidra til å ta oss, helt eller delvis til målet. 

Når vi skal drøfte reiserute – og det bør vi gjøre forholdsvis ofte under seilas i ukjent farvann – så må vi første bestemme oss i fellesskap for hvilke deler av reisen vi nå vil finne neste smarte strekket til. Når vi fokuserer på det samme stykket, så kan vi på en meningsfull måte diskutere alternative retninger som kan bidra til å komme i mål med den biten. Da kan vi gjerne stå igjen med flere muligheter som ser bra ut og vi må begrense valgmulighetene. Ellers kommer vi ingen annen vei enn nye runder i diskusjoner. 

Et smart trekk da kan være å velge ut en blant 2-3 ruter som fortsatt er uprøvd og som, så langt dere kan se, er gjennomførbare. Disse rutene representerer horisonten – eller innovasjonsrommet – for hvor dere forventer å finne løsningen. Velg så den mest sannsynlige farbare veien som er mulig å følge ut fra de rammer og retningslinjer, tid og ressurser dere har kartlagt.

NB! Ta med dere videre de 2-3 alternative rutene. De kan komme godt med litt lenger ut i seilasen.

Prat på deg framdrift og sikre midler til motvind

En god regel før seilasen starter er å lytte til erfarne sjøfolk. Er det andre, internt i organisasjonen eller andre virksomheter, som har arbeidet med tilsvarende utfordringer tidligere? Hvilke erfaringer har dem, og sitter dem med kunnskap vi kan dra nytte av? Hvordan kan vi søke kunnskap om problemet og åpne opp egen forståelse for det vi skal løse? 

Å ta seg tida til å gjøre samtaler med slike erfarne sjøfolk stjeler ikke framdrift for prosessen. Tvert om! De setter fart på skuta!

Når vi legger ut på en reise vi ikke har gjennomført før, vil det høyst sannsynlig oppstå uforutsette hendelser og situasjoner vi ikke har tenkt på. Vi kan likevel sikre oss maksimalt av ro, rom og ressurser til å løse dem når de oppstår ved at vi sikrer oss maksimal kontroll over det vi har tenkt på og vet vil skje under seilasen. Så må vi gjerne lage oss risikoanalyser både over kjente og mulige scenario. Men hør: Å ha stålkontroll på det vi vet vil komme, sikrer alltid maksimalt av tilgjengelige ressurser for det som kommer uventet. Så pass på å få rammer, ressurser, rytme og rutine på slikt som skal skje. Da stjeler ikke det som skal skje fokus eller krefter fra fighten med det som ikke skulle skje.

Ta med typer som teller, ikke titler

Hvem du ha med ombord? Hvem skal være med på reisen?

Hvem skal sitte i båten hele tiden og utgjøre det teamet som har en tverrfaglig kompetanse og tilstrekkelig relasjonell kapasitet for både seilas og løsning – og vil slik sett være kjernen i prosessen? Det er mannskapet. 

Hvem har bedt dere om å legge ut på reisen? Hvem er den overordnede ansvarlige for prosessen og det som skal løses med seilasen? Hvem betaler og har budsjettansvar for løsningen? Hvem bestemmer over alle i mannskapet og deres engasjement? Det er kapteinen.

I tillegg til kaptein og mannskap vil det være nødvendig å ta med flere personer på reisen. En løsning som berører mange ansatte, eiere, partnere, kunder og brukere trenger å engasjere og involvere også disse, mer eller mindre, og på ulike tidspunkt under seilasen. Passasjerer kan gå «av og på» alt ettersom når vi trenger dem på reisen til målet. 

Gjør grundige vurderinger av hvem som skal “ha et ord med i laget”: Hvem som skal være kaptein, mannskap og passasjer. Våg da å se forbi posisjoner og titler – like til kompetanser, kunnskaper og relasjonell kapasitet. For det er løsningen som er målet. Dette er ikke en reise som skal bidra til CV-bygging for enkeltpersoner. Så ta bare ombord de som virkelig har forutsetningene for å lykkes med å ta skuta til målet gjennom ukjent farvann!

Så?… Så trekker du opp ankeret, kaster loss, heiser seil og sier med forventning:

“Skip o’hoi!”